Darum sind ordentliche Rechnungen so wichtig
Gerade für Unternehmer ist die korrekte Rechnungserstellung ein Garant dafür, dass Geld in die Firma fließt. Werden Forderungen mit falschen Beträgen geschrieben, so kann es beim Jahresabschluss zu ernsthaften Schwierigkeiten mit dem Finanzamt kommen. Im schlechtesten Fall auch zu einem Gerichtsstreit mit dem Rechnungsempfänger: Zum Beispiel dann, wenn dieser sich weigert den ausstehenden Betrag zu bezahlen, weil die Rechnung unvollständig ist. Selbstständige und Unternehmer sollten ihre Rechnungen daher immer genaustens auf Fehler und Vollständigkeit überprüfen. Allerdings verfügt nicht jeder Betrieb über die notwendigen Ressourcen oder die Zeit, diese Kontrollen regelmäßig vorzunehmen. Wem der Papierkram und die Buchhaltung über den Kopf wachsen, kann auf die Dienste eines übersichtlichen Rechnungsprogrammes wie es von dem Softwarehersteller Lexware angeboten wird zurückgreifen. Es vereinfacht die Verwaltung von Aufträgen und Rechnungen enorm und steigert damit die unternehmerische Effizienz.
Das muss alles auf eine korrekte Rechnung
- Name, Adresse und Rechtsform des ausstellenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuer- oder Identifikationsnummer (UST-IdNr.)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Art der Ware oder Dienstleistung sowie deren Menge bzw. Leistungsumfang
- Lieferungszeitpunkt bzw. Dauer der Leistungen
- nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
- Gutschriften, Rabatte, Skonto oder Boni
- ggf. Steuerbefreiungsgrund (z. B. bei Kleinunternehmerregelung)
Wer regelmäßig besonders viele Rechnungen zu schreiben hat, kann sich eine individuelle Vorlage zusammenstellen, die alle wichtigen Angaben in vorgefertigten Masken erfasst.
Diese Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gelten für Rechnungen
Generell sind sowohl Selbstständige als auch Kleinunternehmer und Großkonzerne dazu verpflichtet, ihre Rechnungen für zehn Jahre aufzuheben. Dazu gehören nicht nur die eigens erstellten Forderungen, sondern ebenso alle eingehenden Rechnungen und Belege, die in die Buchhaltung einfließen. Daher ist es wichtig, alle Zahlungseingänge und -ausgänge im Blick zu behalten. Eine Software mit Online-Banking-Funktion hilft dabei, alle Kontenbewegungen zu erfassen und erledigt den Abgleich von Auszügen und Belegen automatisch. Da es keine gesetzliche Vorschrift gibt, die die Aufbewahrung von Rechnungen in Papierform vorschreibt, ist es durchaus sinnvoll, diese auch digital abzuspeichern. Es müssen dafür lediglich die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme eingehalten werden.
In Deutschland beträgt die Verjährungsfrist für Rechnungen aller Art drei Jahre. Die Firma hat nach dieser Zeitspanne keine Möglichkeit mehr, ihren Anspruch auf Zahlung vor Gericht oder anderweitig durchzusetzen. Bei dieser Frist ist zu beachten, dass sie immer erst mit dem Ende des Jahres anläuft, in dem der Auftrag erteilt wurde. Wer eine Rechnung geltend machen möchte, muss außerdem dafür nachweisen, dass die Forderung begründet wurde und der Schuldner davon Kenntnis genommen hat.
Wie werden falsche Rechnungen korrigiert?
Selbst ein digitales Rechnungsprogramm liefert keinen absoluten Schutz vor manuellen Eingabefehlern. Ein Zahlendreher hat sich schnell eingeschlichen und bedarf einer Ausbesserung im Buchhaltungssystem. Dafür kommen zwei Möglichkeiten in Frage:
- Es erfolgt die Ausstellung einer Storno-Rechnung, in der der verkehrte Betrag mit einem Minus neutralisiert wird. Dieses Dokument erhält eine neue Rechnungsnummer, die auf die fehlerhafte Forderung Bezug nimmt.
- Hat der Empfänger den falschen Betrag bereits beglichen, so kann der Dienstleister eine Gutschrift oder Korrekturrechnung erstellen, um die Differenz auszugleichen.
