Die Apostille in der Funktionsweise
Etwa 108 Mitgliedsnationen setzen die Apostille auf öffentliche Urkunden auf. Der Artikel eins des besagten Übereinkommens definiert die Dokumente, welche als öffentliche Urkunden zu betrachten sind. Allerdings werden die innerstaatlichen Vorgaben der jeweiligen Ausstellungsbehörde berücksichtigt. Die Erscheinungsform der Apostille ist genau geregelt. Sie stellt sich als Stempel mit quadratischer Formgebung und neun Zentimetern Seitenlänge dar und ist in der Regel in der Amtssprache der Ausstellungsbehörde ausgefüllt. Zwingend in französischer Sprache muss jedoch die Überschrift der Apostille verfasst sein: Convention de La Haye du 5 octobre 1961.
Seit 2007 auch in elektronischer Form möglich
Vor zehn Jahren begann die Haager Konferenz ihre Zusammenarbeit mit der US-amerikanischen National Notary Association. Ziel war, eine Internet-Applikation zur Führung des Administrationsregisters und zur Ausstellung der Apostille in digitaler Variante. Damit ist es heute möglich, eine Apostille auf die Richtigkeit ihres Zustandekommens weltweit leicht zu überprüfen. Staatliche Institutionen stellen eine Apostille lediglich für Urkunden aus, welche aus dem öffentlichen Verwaltungstätigkeitsbereich entstammen. Deutsche Gerichte stellen die Apostille für mit der Rechtssprechung zu vereinbarende Privaturkunden aus. Mit der Beglaubigung durch die Apostille soll das gesamte Verfahren vereinfacht werden, dabei gibt es allerdings einige Aspekte zu beachten.
Welche Dokumente können mittels Apostille beglaubigt werden?
Soll das mit Apostille versehene Dokument im Ausland verwendet werden, muss es sich hierbei um eine öffentliche Urkunde handeln. Öffentlich sind beispielsweise Personenstandsurkunden, Gerichtsurteile, Melde- oder Verwaltungsunterlagen und Dokumente mit notarieller Beglaubigung.
Wenn private Dokumente mit Apostille versehen werden sollen, müssen sie per notarieller Beglaubigung zu öffentlichen Urkunden gemacht werden.
Unterschied zwischen Apostille und Legalisation
Wenn ein Dokument in einem Land verwendet werden soll, das nicht am Haager Übereinkommen teilgenommen hat, wird es durch die dortige Konsularabteilung legalisiert. Ist die ausstellende Behörde jedoch in einem Land ansässig, welches das Übereinkommen mit der Nummer 12 unterzeichnet hat, kann sie die Urkunde mit einer Apostille ausstatten und damit die Echtheit beglaubigen.
Wichtige Voraussetzungen
Alle öffentlichen Dokumente, die mit Apostille beglaubigt werden sollen, dürfen in Deutschland nicht älter als sechs Monate sein. Bei einigen Urkunden sind maximal drei Monate nach Ausstellung als Höchstalter vorgeschrieben.
Wer eine Apostille beantragt, muss zudem klären, ob das zu beglaubigende Dokument übersetzt werden soll. Legalisationen werden in vielen Ländern nicht ohne Übersetzungen der Originaldokumente erteilt. Unter Umständen kommt der Stempel auf die falsche Urkunde und unterbindet damit eine weitere Verwendung im Ausland.
Die Apostille für Dokumente
Die wenigsten Menschen wissen, ob sie für ein wichtiges Dokument eine Apostille oder eine anderweitige Beglaubigung benötigen. Hier hilft ein professioneller Dienstleister mit ganzheitlicher Betreuung, kompetenter Beratung, zügiger Bearbeitung und garantierten Festpreisen.
Wichtig ist zudem, dass nicht nur die Echtheit eines Dokuments mit Apostille bestätigt wird, sondern auch dessen korrekter Inhalt. Darüber hinaus wissen die Experten genau, in welchen Ländern die Apostille zur Legalisierung akzeptiert wird und in welchen Nationen nur die zuständigen Konsulare legalisieren können.
