Gutschrift und Rechnung - Was ist das überhaupt?
Bevor die Unterschiede zwischen Gutschriften und Rechnungen erläutert werden können, sollte zuerst einmal der jeweilige Begriff definiert werden. Bei einer Gutschrift handelt es sich um eine Zahlung, die einem Konto gutgeschrieben wird. Sie kommt in der Regel dann zum Einsatz, wenn eine Erstattung oder eine Rückzahlung dokumentiert werden soll. Hat ein Kunde zum Beispiel ungewollt zu viel für eine Dienstleistung oder ein Produkt bezahlt, dann kann der Verkäufer eine Gutschrift ausstellen, die den zu viel gezahlten Betrag zurückerstattet. Eine Gutschrift kann noch zu weiteren Zwecken verwendet werden:
- Rabatte
- Stornierungen
- Andere Formen von Guthaben
Eine Rechnung dagegen stellt ein Dokument dar, welches als Zahlungsaufforderung für eine erbrachte Dienstleistung oder gelieferte Waren dient. Im Prinzip handelt es sich um eine Forderung, die an den Empfänger der Leistung bzw. den Kunden gerichtet ist. Eine Rechnung enthält in der Regel gewisse Informationen:
- Name und Adresse des Verkäufers
- Name und Adresse des Käufers
- Preis
- Zahlungsziel
- Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung
- Weitere Informationen, zum Beispiel zum Steuersatz
Rechnung und Gutschrift - Die Unterschiede
Der hauptsächliche Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnung liegt in Zweck und Art der Transaktion begründet. Dabei dokumentieren zwar beide eine Transaktion, allerdings bezieht sich eine Gutschrift in der Regel auf ein Guthaben oder eine Rückzahlung, während die Rechnung eine Aufforderung zur Zahlung darstellt. Eine Gutschrift wird dazu verwendet, um einen Überschuss an Zahlungen auszugleichen. Eine Rechnung allerdings legt den offenen Betrag für eine bestimmte Transaktion fest. Gutschriften lassen sich auch für interne Buchhaltungszwecke nutzen, um eine korrekte Abstimmung der Konten sicherzustellen. Rechnungen allerdings werden immer nur extern genutzt, und zwar als rechtliche Grundlage für die Forderung des Verkäufers. Dementsprechend ziehen Rechnungen stärkere rechtliche Auswirkungen nach sich als Gutschriften.
Denn eine Rechnung dient als rechtliche bindendes Dokument, welches die Kunden zur Zahlung verpflichtet. Sie kann als Grundlage für weitere rechtliche Maßnahmen gegen ausbleibende Zahlungen verwendet werden, wie zum Beispiel Mahnverfahren oder Klagen. Eine Gutschrift dagegen hat keine großen rechtlichen Auswirkungen, da sie dem Kunden lediglich als Bestätigung dient, dass eine Rückzahlung erfolgt ist. Daher werden an Rechnungen strengere formale Anforderungen gestellt, die unbedingt berücksichtigt werden sollten. Eine korrekte Rechnungserstellung ist auch deshalb unerlässlich, weil eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.
Wann Unternehmer eine Gutschrift oder Rechnung verwenden sollten
Unternehmer sollten dann auf die Gutschrift setzen, wenn es um eine Erstattung oder Rückzahlung geht. Das ist beispielsweise dann erforderlich, wenn der Kunde ein Produkt zurückgibt oder versehentlich zu viel bezahlt. Auch die Gewährung eines Rabatts kann eine Gutschrift nach sich ziehen. Mithilfe der Gutschrift können Verkäufer das überschüssige Guthaben klar und transparent dokumentieren. Zudem erhält der Kunde eine formelle Bestätigung der Rückzahlung.
Wenn ein Unternehmen Zahlungen für eine erbrachte Dienstleistung oder gelieferte Waren anfordern möchte, dann sollte eine Rechnung erstellt werden. Dabei dient die Rechnung dem jeweiligen Kunden als Zahlungsaufforderung. In einer Rechnung sind alle wichtigen Informationen über die jeweilige Transaktion enthalten. Das macht die Rechnung zu einem rechtlichen Dokument, welches den Zahlungsanspruch des Verkäufers klarmacht.
Rechnungen und Gutschriften verfolgen unterschiedliche Funktionen im Geschäftsverkeh."
Warum der korrekte Einsatz von Gutschrift und Rechnung so wichtig ist
Gutschriften und Rechnungen sollten stets korrekt eingesetzt werden. Das ist deshalb so wichtig, weil die richtige Nutzung dieser beiden Dokumente dazu dient, um Vertrauen und Transparenz zwischen Käufer und Verkäufer sicherzustellen. Zudem können potenzielle Missverständnisse vermieden werden, indem eine eindeutige Dokumentation erfolgt. Rechnungen und Gutschriften verfolgen unterschiedliche Funktionen im Geschäftsverkehr und kommen daher bei unterschiedlichen Transaktionsarten zum Einsatz. Daher ist eine korrekte Abwicklung von Zahlungen nur dann gewährleistet, wenn beide Formen gemäß ihrem eigentlichen Verwendungszweck eingesetzt werden.
