Entgelterstattung bei erkrankten Mitarbeitern – so geht es!

Wann ist ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig? 

Eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer sind dann arbeitsunfähig, wenn sie

Allerdings hängt die Entscheidung, dass ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist, auch von der Arbeitssituation des Mitarbeiters ab. Je nach Tätigkeit, kann die gleiche Krankheit, bei einem Mitarbeiter zur Arbeitsunfähigkeit führen, während der andere Arbeitnehmer weiterhin arbeitsfähig ist. 

Im Falle der Arbeitsunfähigkeit hat – wie bereits geschrieben – der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Entgeltfortzahlung. In der Regel muss der Arbeitgeber bis zu sechs Wochen zahlen, dabei ist es unrelevant, ob es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis handelt oder nicht.

Auch Arbeitnehmer, die als geringfügig Beschäftigte entlohnt werden, haben einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. 

Das Umlageverfahren U1 

Nach §1 Abs. 1 des Aufwendungsausgleichsgesetzes (AAG)sind Arbeitgeber in Deutschland, die in ihrem Unternehmen regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, gesetzlich verpflichtet, am Umlageverfahren U1 teilzunehmen. Dabei führt der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer einen gewissen Anteil des Arbeitsentgelts (Umlage U1) an die Sozialkassen ab. Ob nun ein Unternehmen gemeinnützig ist oder gewinnorientiert handelt, die Pflicht zur Umlage U1 besteht. Das heißt, dass auch gemeinnützige Vereine oder gemeinnützige GmbHs, die Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet sind, die Umlage U1 zu zahlen. 

Das Umlageverfahren U1 dient der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, während die Umlage U2 bei Schwangerschaft einer angestellten Mitarbeiterin zum Tragen kommt. 

Das Umlageverfahren U1 –  Erklärung und Definition 

Die beiden Umlageverfahren U1 und U2 werden durch das Aufwendungsausgleichsgesetz von 2006 geregelt. Dieses Gesetz gibt vor, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Kosten für die Entgeltersatzzahlungen der Arbeitgeber zurückerstattet werden. 

Das Umlageverfahren ist eine Methode, die der Finanzierung der Sozialversicherungen, beispielsweise der Krankenversicherung, dient. Dabei zahlen die Mitglieder, sprich die zum Umlageverfahren gesetzlich verpflichteten Arbeitgeber, ihre Beiträge ein. Diese Beiträge kommen in einen großen Topf und werden unmittelbar zur Finanzierung der Leistungen der Leistungsempfänger herangezogen, das heißt, diese werden an diese ausbezahlt.

Aufgrund der Beitragsleistungen erwirbt jeder Arbeitgeber einen Anspruch auf Teilausgleich der geleisteten Lohnerstattungen, die er für einen bestimmten Zeitraum bei Krankheit eines Mitarbeiters entrichtet hat. Durch dieses Modell werden die finanziellen Einzelbelastungen für die leistungspflichtigen Arbeitgeber, die aufgrund der Lohnfortzahlungen an den erkrankten Mitarbeiter entstehen, gemindert. 

Wer zahlt U1 – beziehungsweise, wer ist davon ausgeschlossen? 

Ob ein Unternehmen zur Umlage verpflichtet ist, kann bei der entsprechenden Krankenkasse geprüft werden. Teilweise stellen diese ein entsprechendes Formular zur Verfügung, mit dem die Arbeitgeber feststellen können, ob U1-Pflicht besteht oder ob vielleicht eine Sonderregelung greift.

Wer zahlt U1? Generell Unternehmen, die regelmäßig nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen.

Allerdings gibt es Sonderregelungen, die Institutionen von der Umlagepflicht U1 ausschließen. Diese sind:

Wie funktioniert die Erstattung? 

Durch die Umlage U1 kann der Arbeitgeber im Krankheitsfall des Arbeitnehmers die Kosten minimieren. Dabei hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht, was die Umlagesätze und die daraus resultierende Erstattung anbelangt.

Dem Arbeitgeber stehen als Umlagebeitragssätze

Beitragssatz zur Auswahl.

Beim allgemeinen Beitragssatz erhält der Arbeitgeber 60 bis 65 % erstattet, beim erhöhten Satz 80 % und beim ermäßigten beträgt der Erstattungssatz 50 %. Eine 100-prozentige Erstattung bei der U1 Umlage gibt es nicht. 

Übermittlung des Erstattungsantrags 

Seit 2011 müssen die betroffenen Arbeitgeber den Erstattungsantrag für die Entgeltfortzahlung auf elektronischem Wege an die Krankenkassen übermitteln. 

Für die Antragstellung auf Erstattung bei Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters ist es erforderlich, gewisse Angaben zu übermitteln. Dazu zählen unter anderem die Angaben zu Betriebsnummer des Unternehmens, zum Arbeitgeber und den Adressdaten. Dabei werden als Angaben des Arbeitnehmers Name, Anschrift, Rentenversicherungsnummer und zum Beschäftigungsverhältnis elektronisch übermittelt. Ganz wichtig sind natürlich die Angaben zum Erstattungszeitraum, zur Arbeitszeit und zum fortgezahlten Bruttoentgelt des Arbeitnehmers. Wird der Erstattungsantrag aus einem entsprechenden Entgeltabrechnungsprogramm heraus vorgenommen, werden diese Angaben automatisch aus den erfassten Eingaben übernommen. Werden die Daten händisch per svnet.de übertragen, müssen die Meldedaten von Hand eingetragen werden. 

Wichtig ist bei der Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen, vierwöchigen Wartefrist, die in § 3 Abs. 3 Entgeltfortzahlungsgesetz geregelt ist. Sollten anderslautende Vereinbarungen, wie beispielsweise Vereinbarungen im Tarifvertrag, vorliegen, kann die Wartezeit entfallen.

Der Anspruch auf die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen besteht längstens für 6 Wochen, beziehungsweise für 42 Kalendertage. 

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall 

Jeder Arbeitnehmer hat im Krankheitsfall generell Anspruch auf Lohnfortzahlung und zwar für die Dauer von 6 Wochen. Dabei beginnt die Frist der 6 Wochen mit dem Tag NACH dem Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit an einem Arbeitstag VOR dem Beginn der Arbeit ein, dann wird dieser Arbeitstag mitgezählt.

Erkrankt ein Arbeitnehmer WÄHREND des Arbeitstages, wird für den Resttag auf das Arbeitsentgelt keine Erstattung vorgenommen.

Dies bedeutet, dass ausschließlich das Arbeitsentgelt erstattungsfähig ist, welches nach den Vorgaben des Entgeltfortzahlungsgesetzes gezahlt wurde.