Buchhaltung ist nicht gleich Buchführung
Fälschlicherweise werden die beiden Begrifflichkeiten ‚Buchhaltung‘ und ‚Buchführung‘ oft synonym benutzt. Buchhaltung bezeichnet jedoch die Abteilung, bestehend aus einem oder mehreren Buchhaltern. Diese befasst sich mit dem Vorgang der Buchführung, also der eigentlichen Tätigkeit sowie der dahinterstehenden Methodik. Die Buchhaltung wird häufig auch als "Spiegelbild des Unternehmens aus Zahlen" bezeichnet.
Da die meisten Unternehmen sehr komplexe Gebilde darstellen, wird dementsprechend auch die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche, wie Finanzbuchhaltung oder Lohn- und Bilanzbuchhaltung, gegliedert.
Wieso überhaupt Buchhaltung?
Die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens hat die Hauptaufgabe, alle Wertveränderungen in einer Firma chronologisch und systematisch zu erfassen. Daraus wird dann der Gewinn, also der Erfolg des Unternehmens in der jeweiligen Abrechnungsperiode ermittelt. Gleichzeitig ist die Buchführung auch die Grundlage für die Besteuerung durch das Finanzamt. Grundsätzlich muss also jedes Unternehmen – egal ob Kleinbetrieb oder Konzern – eine Gewinnermittlung durchführen.
Die einzelnen Buchungen innerhalb des Prozesses der Buchführung sind die Grundlage für die Bilanzierung und den Jahresabschluss, also den rechnerischen Abschluss eines Geschäftsjahres und die Feststellung der finanziellen Lage eines Unternehmens. Er besteht aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Die Bilanzkennzahlen ergeben sich aus den aktiven und passiven Bestandskonten, die Gewinn- und Verlustrechnung aus den Aufwands- und Ertragskonten. Für eine fehlerfreie und ordnungsgemäße Buchführung muss man sich an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) halten.
Buchhaltung erleichtern und dabei Geld sparen
Buchhalter, Steuerbüro oder Buchhaltungssoftware: Die Auswahl ist groß. Natürlich ist es meist am günstigsten, die Unternehmensbuchhaltung einfach selbst durchzuführen. Hier besteht jedoch die Gefahr, dass sich kleine oder gar große Fehler einschleichen – besonders bei nicht ausreichenden Kenntnissen.
Dann doch lieber den Profi machen lassen? Wer sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren und administrative Aufgaben auslagern möchte, ist gut beraten, einen Experten mit der Buchhaltung zu betrauen. Dabei gibt es die Wahl zwischen Buchhalter und Steuerbüro. Der Nachteil beider Alternativen: Sie sind meist sehr kostenintensiv. Jedoch kann es besonders bei Jahresabschluss und Steuererklärung sinnvoll sein, einen Steuerberater zu beauftragen. Es geht immerhin um sehr viel Geld. Die Kosten für den Steuerberater orientieren sich am Jahresumsatz und sind im Vergleich zum freien Buchhalter meist höher.
Ein freier Buchhalter kontrolliert und dokumentiert sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos und ordnungsgemäß und bereitet den Jahresabschluss vor. Im Unterschied zum Steuerberater kann der Buchhalter allerdings keinen Jahresabschluss durchführen, da dieser immer von einem Revisor (meist Steuerberater) geprüft werden muss. Man hat also mindestens zwei Ansprechpartner. Welche Möglichkeit die kostengünstigere ist, muss jedoch immer individuell geprüft werden. Im Vergleich zur Buchhaltung beim Steuerberater kann sich die Kombination von Buchhalter und Steuerberater durchaus als günstiger erweisen.
Softwarelösung
Eine weitere Möglichkeit für eine erfolgreiche Buchführung sind sogenannte Buchhaltungssoftwares. Diese erleichtern nicht nur die Buchung der einzelnen Geschäftsvorfälle, sondern vereinfachen auch viele weitere Aufgaben eines Unternehmens, wie beispielsweise Rechnungserstellung, Belegverwaltung oder Datenschutz. Buchhaltungsprogramme sind nicht nur eine große Unterstützung im Alltag, sie helfen auch dabei schwerwiegende Buchhaltungsfehler zu vermeiden, die unter Umständen große Strafzahlungen nach sich ziehen würden. Wer sich eine Buchhaltungssoftware zulegen möchte, sollte jedoch immer genau vergleichen, was im Leistungsumfang der einzelnen Programme enthalten ist und welches am besten zu den betrieblichen Bedürfnissen passt.
Softwares stellen bezüglich der Kosten einen Mittelweg zwischen Selbermachen und dem Beauftragen eines Experten dar und eignen sich vor allem für Buchhaltungs-Einsteiger oder kleinere und mittelständische Betriebe, die sich keine eigene Buchhaltung leisten können.
