Was sind virtuelle Kreditkarten?
Virtuelle Kreditkarten sind im Grunde ganz normale Kreditkarten. Der Unterschied zur traditionellen Kreditkarte liegt in der digitalen Verfügbarkeit - d.h. es handelt sich hier um keine physische Kreditkarte. Zahlreiche Unternehmen besitzen eine bzw. ein paar wenige physische Kreditkarten, die von Mitarbeitern verwendet werden können. Das bedeutet, dass alle Zahlungen an einer zentralen Stelle angefragt, weitergeleitet und bestätigt werden müssen. Diesen manuellen Aufwand lösen virtuelle Kreditkarten auf.
Die virtuellen Kreditkarten können von den Mitarbeitern selbst angefragt oder von einem Admin, etwa CFOs oder dem Abteilungsleiter, ausgestellt werden. Die Erstellung erfolgt dabei mit ein paar wenigen Klicks. Die virtuellen Kreditkarten liegen nach der Erstellung in einem online Tool vor und können auch direkt verwendet werden. Im online Tool können Mitarbeiter auf einen Blick alle wichtigen Zahlungsinformationen einsehen. So schaffen virtuelle Firmenkreditkarten mehr Effizienz und mehr Flexibilität.
#1 Optimale Kontrolle über alle Ausgaben
Kontaktloses Bezahlen wird sowohl im Privaten, als auch in Unternehmen immer beliebter, da Kreditkartenzahlungen transparenter und sicherer sind. Die virtuellen Firmenkreditkarten haben dabei den großen Vorteil, dass bei der Erstellung ein bestimmtes Kartenlimit festgelegt wird. Dieses Budget kann dann für die jeweilige unternehmerische Ausgabe verwendet werden - so bleiben die Ausgaben stets im Rahmen. Weiteres können die Transaktionen der virtuellen Kreditkarten in Echtzeit von Finanzverantwortlichen eingesehen werden. Das verhindert Kreditkartenbetrug. Sollte es dennoch zu betrügerischen Aktivitäten kommen, können die Karten jederzeit eingefroren oder deaktiviert werden können. Doch nicht nur Kreditkartenbetrug, auch das Verlieren bzw. Stehlen der Karte wird durch das virtuelle Vorliegen unmöglich gemacht. Dadurch sorgen virtuelle Kreditkarten für höchste Sicherheit.
#2 Eine Karte für jede Ausgabe
Jede virtuelle Kreditkarte, die erstellt wird, wird neben einem Limit mit einem bestimmten Verwendungszweck ausgestattet. Alle Ausgaben für diesen Zweck werden dann über die virtuelle Karte getätigt. Die Limits können dabei ebenfalls in Echtzeit angepasst werden.
Grundsätzlich kann bei Firmenkreditkarten zwischen Debit- und Kreditkarten unterschieden werden - die Differenzen sind analog zu traditionellen Debit- und Kreditkarten. Außerdem wird unterschieden, ob es sich um eine einmalige oder um eine wiederkehrende Zahlung handelt. Kreditkarten für einmalige Zahlungen eignen sich etwa für eine Dienstreise. Nach dem Begleichen der Rechnungen werden die Karten deaktiviert. Wiederkehrende Zahlungen haben monatlich einen bestimmten Betrag: Hat man beispielsweise ein Software-Abo, das monatlich 100 € kostet, dann werden diese 100 € automatisch, einmal pro Monat auf die Karte geladen und abgebucht - man muss sich also um nichts mehr kümmern.
#3 Unbegrenzte Verfügbarkeit
Virtuelle Kreditkarten können in unbegrenzter Anzahl für jegliche Zwecke erstellt werden. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Start-up oder ein großes Unternehmen handelt - jedes Unternehmen kann Mitarbeiterkarten in einer unbegrenzten Anzahl beantragen. Zudem ist die Anzahl an virtuellen Kreditkarten pro Mitarbeiter unbegrenzt. So kann etwa eine eigene virtuelle Kreditkarte für einzelne Händler, Einkäufe oder monatliche Abonnements ausgestellt werden. Das macht es einfacher, Ausgaben für Privates und Dienstliches zu trennen. Da eine virtuelle Kreditkarte jederzeit mit ein paar Klicks erstellt werden kann und sofort verwendet werden kann, muss es zu keinen privaten Barauslagen mehr kommen; dadurch bedarf es keine aufwändige Spesenabrechnung mehr.
#4 Digitalisierung in der Buchhaltung
Die Buchhaltung ist grundsätzlich von aufwändigen manuellen Arbeiten geprägt: Belege sammeln, einscannen, abheften - das führt regelmäßig zu Chaos beim Jahresabschluss. Durch virtuelle Kreditkarten gehört der Papierkram der Vergangenheit an. Nach einer Ausgabe werden die Mitarbeiter gebeten, die dazugehörigen Belege zu digitalisieren. Der Beleg kann dann ganz einfach mit der Handykamera erfasst werden. Nach der Digitalisierung der Belege werden alle wichtigen Zahlungsdaten sofort herausgefiltert und die Ausgaben der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Das sorgt für eine vollständige und einwandfreie Buchhaltung, während gleichzeitig Zeit und Aufwand gespart wird. Hier Können Sie mehr darüber erfahren, wie Unternehmen Ihre Buchhaltung digitalisieren können.
#5 Effizientes Aufgabenmanagement
Virtuelle Kreditkarten können in unbegrenzter Anzahl von allen Mitarbeitern beantragt werden. Nach der Ausstellung können Mitarbeiter ihr festgelegtes Budget für die jeweiligen unternehmerischen Zwecke einsetzen. Dadurch ist es nicht mehr nötig, ständig eine Erlaubnis einzuholen - alle Ausgaben sind nun eindeutig der Abteilung und dem Mitarbeiter zuordenbar sind. Das führt nicht nur zu einem verbesserten Ausgabenmanagement, Mitarbeiter erlangen durch die eigenen Kreditkarten auch mehr Handlungsfreiheit und Eigenverantwortung. Die Transaktionen sind sowohl für sie als auch für die Finanzverantwortlichen einsehbar. Dadurch haben Mitarbeiter stets einen Einblick in offene Zahlungen, fehlende Belege oder vorhandenes Budget
Fazit
Bargeldloses und kontaktloses Bezahlen mit Kreditkarten findet immer mehr Anklang in Unternehmen. Virtuelle Firmenkreditkarten sind hier eine zeitgemäße Lösung, die dank festgelegter Limits und Zwecke zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Einerseits führen virtuelle Kreditkarten zu mehr Transparenz und Sicherheit, andererseits führen sie auch zu mehr Effizienz und Handlungsfreiheit. Die virtuellen Karten können dabei in sekundenschnelle ausgestellt und anschließend sofort verwendet werden. Durch die Überprüfbarkeit in Echtzeit bleibt das Budget stets im Blick und Ausgaben innerhalb des finanziellen Rahmens.
