Am 26.09.2017 verabschiedete der Bundestag die Kassensicherungsverordnung (kurz KassenSichV), die dann am 07.10.2017 in Kraft trat. Für Ihr computerbasiertes Kassensystem oder auch Ihre einfache Registrierkasse bedeutet das, dass neue Standards etabliert wurden, um Manipulationen von steuerlich relevanten Daten an den Kassen zu verhindern.
TSE und Datenspeicherung
Seit dem 01.01.2020 müssen nach der Kassenrichtlinie alle Kassensysteme, die neu angeschafft werden, die Möglichkeit besitzen, mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) ausgestattet zu werden. Die TSE gibt es als Hardware (USB Stick oder SD Karte) für ca. 200 Euro für einen zertifizierten Zeitraum von fünf Jahren zu kaufen oder als einen Cloud Service für 10 bis 20 Euro im Monat zu abonnieren.
Transaktionsdaten werden entsprechend lokal oder in der Cloud als DSFinV-K Format gespeichert und müssen dem Finanzamt jederzeit zum Export zur Verfügung stehen.
Alle Buchungen müssen einzeln, vollständig und zeitgerecht für eine gesetzlich vorgeschriebene Frist von 10 Jahren abgespeichert werden. Die Speicherung von Endsummen allein ist nicht zulässig. Die TSE unterstützt Sie dabei, zu dokumentieren, wer wann was gekauft und wie bezahlt hat. Die KassenSichV sieht weiterhin vor, dass die TSE auch verhindert, dass Schadsoftware, die die Umsätze manipuliert, installiert werden kann.
Übergangsregelungen
Wenn Sie Ihr Kassensystem, das der grundlegenden Kassenrichtlinie entspricht, zwischen dem 26.11.2020 und dem 31.12.2019 gekauft haben, aber keine Möglichkeit besitzen, diese mit einer zertifizierten TSE auszurüsten, können Sie Ihre Kasse nur noch bis zum 31.12.2022 verwenden. Ab dem 01.01.2023 benötigen Sie dann ein neues Kassensystem, das mit einer TSE ausgestattet werden muss. Besonders gut eignen sich POS-basierte Kassensysteme, wie die iPad-Kasse von Tillhub. Diese Kassen funktionieren mit einem All-In-One Prinzip, dass die traditionelle Registrierkasse mit digitalen Managementfunktionen kombiniert. Alle wichtigen Daten werden über die installierte TSE in einer Cloud gespeichert und können im richtigen Dateiformat dem Steuerberater oder dem Finanzamt ganz einfach übermittelt werden.
Verkaufen Sie Ihre alte nichtaufrüstbare Kasse jedoch besser nicht. Seit dem 01.01.2020 ist es nämlich verboten, Kassensysteme zu verkaufen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können.
Alle anderen bereits vorhandenen Kassensysteme mussten bereits bis zum 30.09.2020 entsprechend mit einer zertifizierten TSE aufgerüstet werden.
Änderungen für den Verbraucher von Kassensystemen
Egal, welches Kassensystem Sie besitzen, Sie müssen sicherstellen, dass diese den Vorgaben der KassenSichV entspricht. Sie müssen eine TSE als Hardware oder Cloud Service anschaffen. Eine Kassen-Nachschau kann nämlich jederzeit und unangekündigt vom der Finanzbehörde durchgeführt werden. Die Daten müssen dann in digitaler Form vorliegen. Es ist nicht genug, diese in ausgedruckter Form bereitzuhalten.
Mit der KassenSichV muss nun die Seriennummer der Kasse an das Finanzamt gemeldet werden. Die Meldefrist beträgt einen Monat. Denken Sie daran, dass Sie in Ihrer Kasse die Daten des Steuerpflichtigen (Adresse, Steuernummer, etc.) hinterlegen müssen. Diese Daten können Sie nun auch nicht mehr einfach ändern, sondern Sie müssen zuvor einen Kassenabschluss vornehmen.
Mit dem 01.01.2020 trat im Zusammenhang mit der KassenSichV auch die allgemein bekannte Bon-Pflicht in Kraft. Für jeden Geschäftsvorfall muss also ein Beleg erstellt werden, der die Seriennummer der Kasse, den Signaturzähler und einen Prüfwert enthält. Die TSE erstellt zudem bei jeder Transaktion einen Code, der ebenso auf den Beleg gedruckt werden muss.
Behalten Sie diese Hinweise und neuen Regelungen unbedingt im Hinterkopf, wenn Sie sich ein neues Kassensystem kaufen.
